Archivage des documents du PMS, quelle option : papier ou numérique ?
Un petit point sur la durée d’archivage des documents.
La durée d’archivage des documents de traçabilité requise est de :
– pour les produits dont la durée de conservation n’est pas fixée : 5 ans,
– pour les produits à DLUO (ou DDM) supérieure à 5 ans : DLUO (ou DDM) + 6 mois,
– pour les produits très périssables dont la DLC est inférieure à 3 mois ou sans DLC spécifiée : date de fabrication ou de livraison + 6 mois.
Ainsi, pour les enregistrements liés au plan de maîtrise sanitaire, il convient d’appliquer une durée de conservation minimale égale à DLC ou DLUO (ou DDM) + 6 mois.
En revanche, les documents relatifs à la vérification qui sont utiles pour la réalisation d’analyses de tendance doivent être conservés pendant 3 ans, date à date.
Sont notamment concernés :
– les autocontrôles microbiologiques et chimiques « produits »,
– les fiches de non-conformités en cas de :
◦ dépassement des limites critiques (CCP) ou des seuils de maîtrise (PRPo),
◦ résultats défavorables des audits internes et externes,
◦ dérive des valeurs de suivi dans le temps (tendance),
◦ contrôles microbiologiques défavorables concernant le plan de nettoyage et de désinfection,
◦ réclamations clients de nature sanitaire…
Cela fait beaucoup de documents et papiers qui encombrent votre bureau, cuisine ou magasin.
Vous pouvez opter pour un archivage papier classique ou bien pour un archivage numérique et rester à la pointe tout en gagnant de la place. De cette façon les enregistrements peuvent même devenir plus ludiques.
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Liens utiles
Note de service DGAL/SDSSA/N2012-8156 du 24 juillet 2012
Les éléments ci-dessus sont donnés à titre d’information. Ils ne sont pas forcément exhaustifs et ne sauraient se substituer à la réglementation applicable.
